一、部门职能

学校办公室是学校党政综合办事机构，围绕学校中心工作，积极发挥学校领导的参谋助手、学校信息枢纽、部门的综合协调、决策部署的督查落实、规章制度的合法合规等作用。学校办公室下设秘书科、综合统计科、行政科、档案室4个科室。主要职责如下：

（一）负责学校校长办公会议、党政联席会议、校领导工作会议、中层干部会议等重要会议的组织安排及会务工作。

（二）负责办理省教育厅、教育部、民政厅董事会成员变更备案、法定代表人变更、办学许可证、民办非企业单位登记证书申请更换、年度检验等事宜。

（三）负责学校各类公文处理收文的批阅、传阅、催办；发文审核、印发。

（四）负责全校性重要会议、活动和重要来宾接待工作的策划、组织、协调和实施。

（五）负责学校机要文件归口管理与机要文件处理等工作。

（六）负责学校章程、工作计划、要点、总结、重要讲话等学校全局性、综合性材料的起草工作；审核上报的学校工作报告及其他重要文稿等。

（七）负责学校规章制度建设管理工作。

（八）负责学校重要信息、数据的收集、统计和报送，信息公开及年鉴等工作。

（九）负责校领导公务活动的协调。

（十）负责学校证件、学校印章和校领导签字章的使用和管理。

（十一）负责校级授权办理等工作。

（十二）负责根据校领导的指示和授权，统筹学校重大决策事项督察督办。

（十三）协助校领导协调有关单位和部门，应急处理学校的重要突发性事件。

（十四）负责学校月度值班、法定假日、寒暑假和重要时间节点值班安排工作。

（十五）负责数字校史馆的日常运维。

（十六）负责部门网站的日常运维。

（十七）负责学校日常服务保障等工作。

二、科室主要职责

（一）秘书科

1.协助起草全校性规章制度、发展规划、工作计划、要点、总结、报告、决议等。

2.负责审核以学校名义发布的普通通知以及校内外红头文件行文、编号及归档工作。

3.负责校领导和上级机关以及有关部门交办、转办的信访事项的复函核稿及套红工作。

4.负责全校性规章制度汇编工作。

5.负责学校办公室普通通知及公文的撰写及发布工作。

6.负责协助学校办公室主任起草学校领导会议、活动讲话稿、主持词。

7.负责关注上级有关高等教育相关文件政策，学习领会政策、文件精神，为学校办公室主任决策提供文件支撑。

8.办理文件校外公文收转、督查督办及登记归档。

9.负责请示流程线上、线下转递呈交工作。

10.负责管理与省教育厅联系办公平台——粤政易，学校人员账号新增、修改、移除等管理工作。

11.负责在学校举办重大会议、活动时，拟写、发出领导、嘉宾邀请函。

12.负责制作全校性活动、会议的议程、会务手册及签到表，活动、会议结束后相关材料的整理归档。

13.负责学校办公室主办会议的考勤、记录，撰写会议纪要。

14.负责校领导接待日预约申请呈送校领导，将审核预约结果反馈对应二级部门。

15.负责寒暑假前后全校各部门常规工作、重点工作安排表收集、汇编成册。

16.负责学校印章使用申请、学校证件使用申请、档案资料查阅、发文、收文、请示、通知公告等流程的建立上线及日常维护修改。

17.负责学校印章使用申请、学校证件使用申请、档案资料查阅等线上流程的转递呈交工作。

18.负责学校电子章保管、鉴印及登记。

19.负责开具介绍信及证明。

20.负责校长邮箱、学校办公室邮箱管理工作。

21.负责学校办公室考勤工作。

22.领导安排的临时性工作。

（二）综合统计科

1.负责搜集、整理全校统计调查、部门统计调查、个别统计调查的基本统计资料，做好统计报表和综合分析，为学校领导科学决策提供数据支撑与参考依据。

2.负责统筹组织各部门完成省教育厅教育事业统计工作、省教育厅及民政厅年度检查等专项工作；落实上级主管部门各类统计指标的数据的采集、整理、报送工作；校内单位提出数据需求时，协助提供数据信息。

3.负责教育统计业务系统的运维管理，严格把控数据逻辑、口径、质量，确保统计数据真实、准确、完整，按流程报送校领导审核报批。

4.负责参加上级部门组织的数据统计专项业务培训，做好校内统计业务传导、指导，提升全校统计队伍业务能力与规范化水平。

5.统筹学校年鉴编纂工作，组织各部门素材征集、内容审核、统稿校对、定稿出版等全流程工作，保证年鉴内容客观准确、体例规范。

6.负责学校信息公开相关工作，按信息公开目录梳理、审核、发布公开内容，做好公开台账管理、答复咨询，落实信息公开常态化、规范化管理。

7.牵头推进学校内控建设相关工作，组织内控评价、风险排查、流程梳理、资料归集，配合完成年度内控自查、内控报告编制、上报等工作。

8.负责部门网站的日常运维。

9.完成领导交办的临时性工作任务。

（三）行政科

1.负责学校公务用车维护、保养、年检及出车管理。

2.负责专、兼职司机出车情况登记、考勤，出车补贴、误餐补助申请报送。

3.负责上级领导机关来校视察，兄弟院校、地方党政机关、企事业单位来访人员的接待。

4.负责全校性活动、会议场所的调配与安排，通知参会人员及制作台牌等会务、后勤工作。

5.按工作安排配合校内承办部门做好专项接待与会务工作；

6.负责协助学校办公室主任做好校领导参加校内各种礼仪活动及外出工作的有关安排、服务与保障工作。

7.负责维护云之家线上会议室使用、接待安排审批流程。

8.负责行政办公场所、会议场馆设备资产提出申购、日常维护、资产清点等管理工作。

9.负责收发报刊，以及由邮政代办点承担的学校公务函件的收发工作。

10.负责学校各类印章刻制、发放、启用及回收的管理工作。

11.负责学校印章、领导签字章的保管、鉴印及登记。

12.负责学校纪念品的设计、制作和派发工作。

13.负责编制学校办公室年度经费预算。

14.负责办公室收发传真及来电接听。

15.负责学校云之家、工作群相关通知查阅及呈报处理。

16.负责学校办公室的内务管理。

17.领导安排的临时性工作。

（四）档案室

1.负责在校领导的指导下，做好收集、分析、筛选、立卷、归档、数字化等归档工作，建立健全各类档案。

2.负责学校重大荣誉奖项、证书等保管工作。

3.负责开展各部门及二级学院的兼职档案员培训。

4.负责数字校史馆的日常运维。

5.负责根据国家有关档案工作的政策和法规，起草、修订本校有关档案工作的管理制度并付诸实施。

6.负责接待档案利用者，根据档案资料查阅申请，迅速、准确提供所需档案和资料。

7.贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全。

8.做好“八防工作”，及时排查整改库房安全隐患，确保档案材料完整安全。

9.负责档案鉴定工作，对超出保管期限的档案提出存毁建议。

10.领导安排的临时性工作。